top of page
Ara

"31.12 EXCEL 'İN AĞLADIĞI GÜNDÜR' Yumurta Kapıya Dayanmadan 2026 Yenilemeleri İçin Tavsiyeler

Güncelleme tarihi: 2 dakika önce


ree

Yılın son haftası.

Ofiste herkes bir yandan yeni yıl kutlaması planlıyor, bir yandan son faturaları kapatmaya çalışıyor. Ve o meşhur cümle yankılanıyor:

“Sigorta teklifleri hâlâ gelmedi mi?”


Sigorta veya satın alma yöneticisi, risk uzmanı, sigorta aracısı… Herkes aynı telaşta. Excel dosyaları açılıyor, poliçeler aranıyor, “geçen yıl ne yapmıştık” diye hafızalar zorlanıyor. Ama iş işten geçmiş oluyor. Çünkü yumurta çoktan kapıya dayanmış.

Oysa bu hikâye başka türlü yazılabilir


Kurumsal yenilemelerin önemli bir kısmı 31.12 veya 1.1 vadeli. Bütçe tabloları, hasar verileri, wording karşılaştırmaları… hepsi yılsonunda üst üste gelir.


İçinde bulunduğumuz Eylül ayı, yenilemelerin ön hazırlıklarını yapmak için son dönemeç.


Eğri oturalım, doğru konuşalım

Yenileme genellikle son günlere ve ağırlıklı olarak fiyat pazarlığına bırakılan, içeriği göz ardı edilen bir süreç. Oysa öncesinde yapılması gereken oldukça fazla iş var.


Yenileme ezbere yapılmaz !

Sigorta yaşayan bir süreç, poliçeler yıl sonuna ya da başında karar verip, çekmeceye kaldırdığımız kağıtlar değil.

Sigorta sürecinde hem bireysel hem kurumsal düzeyde karşılaşılabilecek yaygın sorunlar var. Bu sorunlar, poliçe düzenleme aşamasından hasar tazminine kadar birçok noktada ortaya çıkabilir. Bu nedenle işi baştan sıkı tutmak gerekli.


Sigorta başvurusu sırasında verilen bilgilerin eksik ya da hatalı olması, poliçenin geçersiz sayılmasına neden olabilir. Özellikle risk değerlendirmesinde yanlış veya eksik beyan, tazminat sürecinde ciddi sorunlar yaratır. Özellikle kurumsal sigortalarda, tesisin veya operasyonun risk profili doğru analiz edilmezse, poliçe yetersiz kalabilir bu da büyük maddi kayıplara yol açabilir.

Poliçelerde yer alan teminatların kapsamı net olmalıdır. Yani poliçenizi iyi okumalı ve anlamalısınız.


"Ben, Bildiğin Sigortacılardan Değilim! başlıklı yazımda değindiğim gibi en önemli konu ekip çalışması. Hasar olduğunda, yani kriz anında şirketin her departmanı yönetim seviyesinde neredeyse teyakkuza geçerken, (çünkü ortada bir kayıp var ve bu paranın tamamına yakını almak en önemli mesele) konu yenileme olunca bu işler bir iki kişinin üzerine kalıyor. Halbuki sigorta önemli bir risk devri ve risk sahibi olan her birim kaygılarını, gerçeklerini, deneyimini ve beklentilerini paylaşmalı ki sigorta edilmeden önce riskler ortak bir platformda tartışılsın ve sigortaya transfer edilecek olanlar belirlensin.


Yumurta çatlamadan önce atılabilecek 5 adım:


1- Önce Aynaya Bak: Sigorta Programını Tanı

Her yıl aynı poliçeyi yenilemek, aynı hatayı tekrar etmek gibidir. Yeni yatırımlar, değişen riskler, büyüyen stoklar… Bunlar poliçeye yansımadıysa, eksik ve yanlış sigorta kapıda demektir. Kurumlar 7/24 yaşar ve bu yaşantı boyunca çeşitli risklere maruz kalır. Sigorta programları geleneksel ve özel branşlar olarak ikiye ayırabiliriz. Geleneksel branşlar , sabit kıymet politik şiddet, kar kaybı, mühendislik, genel sorumluluk ( Üçüncü şahıs, işveren) sigortaları , nakliyat, araç sigortaları, çalışan sigortaları ( sağlık, ferdi kaza, hayat) ve BES planları. Özel branşlar ise D&O, Siber Risk, Ürün Sorumluluk, Alacak sigortaları ve endüstriye özel sigortalar


Yenileme sigorta Bilgi Seti eksiksiz ve güncel adres ve bedel bilgileri, ciro, çalışan sayısı, tazminat limitleri gibi mevcut sigorta poliçelerinizde yer bilgilerin derlenip toplandığı ve teklif talep ederken baz alınacak bilgilerden oluşur. Bilgi setini hazırlarken;


  • Sigorta bilgileri ve bedelleri güncel mi? Pek çok yenileme enflasyon oranında artış veya döviz ise olduğu gibi aynı bedeller yapılıyor. Önceki paylaşım ve yayınlardan hatırlarsanız eksik sigorta en önemli sorunlardan biri. eksik ya da aşkın sigorta riskini bertaraf etmenin yolu belirli periyotlarla sigorta bedellerinin konunun uzmanı bir sigorta eksperi tarafından kontrol edilerek güncellenmesi. Sabit kıymete ek olarak güncel araç listesi, çalışan sayısı, işçilik ücretleri gibi diğer bilgileri de branş bazında güncellemelisiniz.

  • Hangi bedel esas alınacak Yeni bedel mi ? Rayiç mi? Bu son derece stratejik bir karar. Bedel karar verirken sigortalı kıymetlerin kondisyonu, yaşı, tedarik koşulları kredi finansmanı varsa sözleşme koşulları gibi kontrol edilmesi gereken pek çok nokta var. Sigorta bedellerini belirlemede izlenecek yollar hakkında detaylı bilgi için Sigortacı Kafası'nda yayınladığımız İlter Mutlu Türk'le sohbetimize buradan ulaşabilirsiniz.

  • Hasar geçmişi- söz konusu sigorta poliçelerinden yıl içinde alınan tazminatlar ve detaylı hasar raporu yenileme esnasında sigortacıların sorduğu soruların başında gelir. Hasar tutarı, kaç hasar olduğu, muafiyet altı kalan hasarlar, muafiyet ve tenzilatlar sonrası tahsil edilen veya muallak hasar beklentisi sigortacılara risk profiliniz ve davranışlarınız hakkında fikir verir.

  • Yenilikler- Risk profilinizi değiştiren her türlü yenilik de not edilmeli. Risk Yönetimi veya yeni ürün / kapasite artırımı için yapılan yatırımlar, adres değişiklikleri, envantere yeni kaydedilen varlıklar, yeni faaliyet alanları, kurumun faaliyetine eklenen yeni iş kolu ( farklı bir sektörde faaliyete başlama gibi) Bu nedenle kurumun departmanları ile yenileme toplantıları yapılması yol haritası belirlemeye yardımcı olacaktır.

  • Planlanan yatırımlar- Bu konu nedense vakti gelince konuşuruz diyerek ötelenir, ancak devam eden bir inşaat, çıkan bir kanun sonrası alınması gereken yeni tedbirler veya zorunluluklar, mevcut varlıklara yapılacak ekler veya yükseltilmesi gereken limitler, ileride sigorta şirketinizin sağlayabileceği kapasiteyi aşabilir, bu durumda teminatsız kalmamak için sigortacıları bilgilendirmek , hazırlık yapmalarına fırsat verir.

  • Özel koşullar (wording) - Genel şartlara ek olarak sigortacıların temin etmesini istediğiniz özel koşullar ve tanımların yer aldığı wording koşullarının gözden geçirilmesi ve ihtiyaçlara göre revize edilmesi gerekebilir. Sigorta şirketleri bazen poliçeye özel şartlar ekler ancak bunları açıkça belirtilmemiş ya da atlanmış olabilir. Bu durum, haklarınızı sınırlayabilir ve sürprizlerle karşılaşmanıza neden olur. Bu konuda "Bizim Kendi Wordingimiz var" başlıklı yazıma bakabilirsiniz.

  • Özel Branşlar -Genellikle yurt dışı piyasalardan temin edilen özel sigortalarda ise bir form doldurma süreci var. Form, beyan demek ve hasar anında sigortalıyı bağlar. Gerçek şu ki  form doldurmayı pek sevmiyoruz. Talep edilen bilgiler formla da kalmaz, finansal raporlar, risk analizleri, risk yönetim raporları gibi riske özel pek çok detaylı bilginin de temin edilmesi gerekir.

    Özellikle yurtdışından temin edilen sigortalarda zamanlama çok kritik. Çünkü bu riskler ha denince teklif alınan riskler değil. UW, soru formlarını ve gönderilen bilgileri inceler, hasar raporlarını analiz eder, sigortalıyı araştırır, mevzuat ve uyum yönünden kontrol eder, kısaca işi aceleye getirmez. Bilgi setiniz ne kadar detaylı ve açıklayıcı ise o kadar hızlı teklif alırsınız. Süre yine de 2-3 haftadan az olmayacaktır.


"Unutmayın! sigorta, sadece bir belge değil; kurumsal hafızanın bir parçasıdır"


2- Riskini Anlat: Sigorta Şirketi Seni Tanısın- Risk analizi – Risk Teftiş

Sigorta şirketi, sadece rakamlara, büyüklüğe değil, hikâyeye bakar ve riskinizi ne kadar iyi anlatırsanız , o kadar iyi ve alternatifli teklif alırsınız. Bilgi seti riski tanıtan ama daha çok büyüklüğü ifade eden bir set, sigorta şirketlerinin özelikle öğrenmek isteyecekleri bilgi ise riskin kalitesidir. Faaliyet gösterdiğiniz endüstrinin yüksek- orta - düşük riskli olmasının yanı sıra, risk yönetimi seviyesinin iyi - orta ve düşük olması sigortacıların teklif çalışmalarında etkilidir. Bu amaçla sigorta şirketleri kendi risk mühendisleri ile risk teftiş ( RT ) yapabilecekleri gibi, işletmeniz için kendi imkanlarınızla organize edeceğiniz sigortalama amacıyla da kullanılabilen risk analizi çalışması, hem risk hakkında objektif bilgi verecek hem de ziyaret ve teftiş iş yükünü ortadan kaldıracaktır. Risk analizi, teftiş raporu, hasar geçmişi bilgileri şirketin “CV” sidir ve iyi bir CV, iyi bir iş görüşmesi gibidir: Güven verir.


3- Aracı Seçimi: Yol Arkadaşınız Kim?

Yenilemelerde hangi aracı ile çalışılacağına karar vermek kolay bir süreç değil. Her aracı teklif getirir ama her aracı strateji sunmaz.


En çok başvurulan yöntem, "sigorta bilgi seti verilir, en uygun maliyeti sunan işi alır". Ancak bu yöntem uzun süredir verimli olmuyor. Eğer birden fazla aracı kurumdan teklif almak istiyorsanız iki yöntem önerebilirim; ya sigorta piyasası ile konuşmadan kendi öngördükleri sigorta maliyeti ve hizmet kapsamını sunacaklar (deskquote) - ve aramızda "Beauty Contest" dediğimiz önce aracıyı seçip, ardından piyasaya seçilen aracı ile çıkacaksınız ; ya da sigorta şirketlerini aracılar arasında dağıtıp, yetkilendirildikleri şirketlerden aldıkları teklifleri sunmalarını isteyeceksiniz.


İlk yöntem bence en sağlıklısı, özelikle rekabetin yoğun olduğu dönemlerde sigortalının birden fazla aracıyla piyasada dolaşmasına shopping deniyor ve bazı sigorta şirketleri sigortalı önce kiminle çalışacağına karar versin diyerek, tekliflerini bekletebiliyor. Shopping yaparken piyasayı dolaşmak cazip gelebilir ama sonunda genellikle kafa karışıklığı kalır.

Sigorta şirketlerinin aracılara dağıtıldığı senaryoda ise öncelikle taahhüt edilen kapasite ve fiyatın kontrolü gerekiyor (sunum taktikleri yanıltıcı olabilir ve adil rekabeti de gölgeleyebilir) Bazı riskler sigorta şirketlerinin kapasitelerini zorlar ve bu durumda koasürans gerekir. Konu koasürans olunca riske kapasite veren sigorta şirketlerinin trete yapısından , risk veya endüstri ile deneyimlerine kadar pek çok konu aynı anda elleçlenir ve bazen uyulması gereken kurallar, sigortalı aleyhine olabilir. Diğer taraftan ihaleye sunulan tekliflerin sağlaması gereken şartlar belirtilmediyse (rating minimum X, en az % xx kapasite, muafiyetler, özel wording in tam uyumu gibi) , bu sefer elma elma karşılaştırma yapılması zorlaşır.


Benim tercihim olan yetkinlik ve tecrübeye göre tek bir aracı seçimi yani “ Önce yol arkadaşını seç, sonra birlikte yola çık. Çünkü sigorta, bir takım oyunu".

Kurumlar bu yöntemi rekabet avantajını kaybetme kaygısı ile tercih etmeyebiliyorlar.


Diğer taraftan piyasada olup bitene hakim değilseniz teklifleri anlamakta zorluk yaşayabilirsiniz. Bu nedenle aracılar tekliflerine mutlaka piyasa bilgisi de eklemeliler.

Tüm bunları dikkate alarak aracı ihalesini son haftalara bırakmamak en iyisi.

 

4- Bütçeni Gerçekleştir: Hayal Değil, Plan

“Geçen yıl şu kadar ödemiştik” demek, bu yılın gerçeğini yansıtmaz.

Sonuçta sigorta bir maliyet kalemi ve bir sonraki yıl sigortaya ayrılacak bütçenin bilinmesi önemli. Kurumlara baktığımızda genel bir karmaşaya  burada da rastlıyoruz. Yenileme döneminde altına imza atılan primler sigorta dönemi içinde değişiyor, mesela yeni araçlar alınıyor, depo stok seviyeleri değişiyor, yıl içinde pek çok alım satıma bağlı olarak mal sevkiyatları değişiyor, projeler nedeniyle sigorta kapsam veya limitlerinin revize edilmesi gerekebiliyor, tarife değişiklikleri maiyetleri etkiliyor ya da ana yenileme vadesi dışındaki özel sigorta ihtiyaçları için yaptırılan sigortaların maliyeti genel toplamda gözden kaçabiliyor. Kurumlar ne ödediğini bilmez mi demeyin, sigortaların merkezi olarak yönetilmediği pek çok kurumda sigorta maliyetlerini kontrol etmek oldukça zor olabilir. Eğer sigorta verileri merkezi olarak  tutulmuyorsa, kurumun yıl içindeki toplam sigorta maliyetlerini hesaplamak tahmin ettiğinizden uzun süre alabilir. (böyle durumlarda samanlıkta iğne arar gibi her departmandan tek tek poliçe toplamanız gerekebilir) Aynı durum hasar tazminatları için de geçerli.

Elbette hem Türk Lirası hem de dövizli poliçelerde enflasyon artışı bütçeye dahil edilmeli.


Bütçeyi yaparken dikkate alınması gereken bir konu da tarifeler. Deprem tarifesi başta olmak üzere sel, yangın, terör gibi riskler için tarife veya fiyat uygulamaları ilan edilebilir bu da, bütçeyi altüst edebilir. Yeni araçlar, yeni projeler, yeni riskler… Bunlar hesaba katılmalı. Bütçe, sadece rakam değil; stratejik bir pusuladır.


5- Takvimi Geriye Sar: Zaman En Büyük Risk

Yurtdışı teklif mi alınacak? Koasürans mı kurulacak? Özel şartlar mı yazılacak? Bunlar zaman ister. Ve zaman, yıl sonunda en kıymetli şeydir.

Planlama kritiktir.

Bilgi setinizin tamamlanması için yapacağınız  çalışmaların vakit alacağını bilmelisiniz. En basit bedel revizyonu çalışması bile 30-45 gün sürüyor ( işletmenin karmaşıklığı, büyüklüğü ve veri kalitesine göre bu süre ayları bulabilir), risk analizleri birkaç günlük ziyaretler gibi görünse de ,risk mühendisinin değerlendirilmesi doğrultusunda bazı yatırımların planlaması , satın alma ve uygulamaları tahmininizden çok uzun sürebilir. Hasar verilerinin güncellenmesi ve hasar tazminatlarının kontrolü ile süregelen hasar dosyalarının durum tespiti için şirketin tüm departmanlarının kapısını çalmak zorunda kalabilirsiniz. Ve unutmayın, herkesin hızı aynı değil, pek çok soruyu yanıtlamak, belki tekrar tekrar anlatmak, yol göstermek gerekecektir.


BONUS!


Karar Süreci

Karar süreci tahmin edildiği kadar kolay olmadığı gibi kısa da sürmeyebilir. Eğer karar vericiler süreçleri takip etmemişse ya da daha önceden bilgilendirilmemişse, yapılan tüm çalışmaları dayandırılan gerçekler, verilerle en başından itibaren açıklamak ve anlatmak zorunda kalabilirsiniz. Bu da çok soru anlamına gelir ki , yöneticinin hangi konuyu sorgulayacağını öngörmek kolay değil. ( inanın öyle sürpriz sorular çıkıyor ki, süreç tıkanıyor ve her şey yepyeni bir bakış açısıyla sil baştan yapılmak zorunda kalıyor)  Tahmin edilebilir sorular var elbette;  geçen yılla yeni yılın karşılaştırması gibi- genellikle fiyat odaklı olan bu karşılaştırma eğer detaylı yapılmazsa çok büyük kayıplara neden olabilir.

Yöneticilere sigorta konusunda verebileceğim ilk tavsiye: "riskleri küçümsemeyin, sorumlulukları hafife almayın ve sigortayı ciddiye alın". Modern iş dünyasında yöneticiler sadece karar verici değiller, aynı zamanda bu kararların doğurabileceği hukuki, mali ve itibar risklerini de taşıyan sorumlulardır. O kadar iş güç arasında bir de sigorta mı öğreneceğiz diyenler çıkıyor. Bir UW olmanızı söylemiyorum ama, en azında temel prensipler ve piyasa hakkında bilgi sahibi olmakta fayda var.

Uzayan karar süreçleri kurumun bazı yükümlülüklerini de geciktirebilir, bazı sigortaların kararlarının zamanında alınması ve otoritelere sunulması gerekebilir, aksi halde farklı yükümlülük ve yaptırımların altına girmek zorunda kalabilirsiniz.


Ve Sürprizler !

Sonbahar sigorta sektörünün gelecek dönem stratejilerinin konuşulduğu ve koşulların şekil almaya başladığı karışık bir dönem. Siz kendi kurumunuzun içinde uğraşırken sigorta sektöründe de olağanüstü hareketlilik yaşanıyor. Bunların etkileri ise bir sonraki döneme yansıtılıyor. İşte bu nedenle hem küresel piyasanın gündemi hem de ülkedeki yenilikler, yeni kanun ve regülasyonlar strateji değiştirmenizi gerektiren durumlar yaratabilir. Bunlara hazırlıklı olmanın ilk şart ise "esneklik". Esnek olmak için de sürecin gerektirdiği tüm bilgilere hakim olmak ve esneme noktalarını iyi bilmek gerekiyor.


Sektör, hasarlar veya modellemeler sonucunda bazı teminatları vermemeye ya da sınırlandırmaya mecbur kalabilir. Bu durumda ne yapacaksınız? Eğer bu risklerle ilgili bir B planınız yoksa, riski de üstlenmek istemiyorsanız teminat arayışınız daha uzun sürecektir, sigortaya alternatif başka risk transfer metotlarını araştırmanız gerekebilir. Aksi halde sunulana razı olmak zorunda , daha da kötüsü sigortasız kalabilirsiniz.


Sürprizler sadece sigorta sektöründen gelmez, ortaklık yapısının değişmesi, satın almalar, ekonomik politik krizler, ani bir kayıp, bir dava ya da büyük bir hasar tüm gidişatı değiştirebilir. Ani kararlar almanızı gerektirebilir.


Tüm bunları kim yapacak?

Elbette tüm bu süreçte aracı kurumunuz en büyük destekçiniz olacak ancak destekleri bilgilendirme ve danışmanlık, eşlik etme ve verileri yorumlayarak tavsiyelerde bulunmak ve alternatif stratejileri önermekle sınırlı kalacaktır. Yenileme hazırlıkları, bilgileri en güncel hali ile hazırlamak, sigortalının sorumluluğunda, çünkü işletmenizi ve risklerini en iyi siz bilirsiniz.

Tüm bunlar için sigorta alanında çalışan bir personeliniz ve ekibiniz yoksa, muhasebe ya da satın alma, IK departmanı üzerinden bu işleri yürütmek pek çok bilginin eksik, hatalı ve birbirinden kopuk iletilmesine neden olabilir.

Sigorta sadece satın alma işi değil. Finans, operasyon, hukuk, insan kaynakları… Risklerin asıl sahipleri süreçte aktif yer almalı.


ÖZETLE;

  • ·Sigorta Risk devridir, bu nedenle yönetim kademesi dahil pek çok tarafın katılımını gerektirir.

  • Departman bazlı sorumluluk atamaları, sürecin takibini kolaylaştırır, risk hakkında en detaylı ve gerçekçi tanımlamalara imkanı verir.

  • Yedekleme ve arşivleme prosedürleri, denetimlerde ve veri temininde zaman kazandırır.

  • Yasal değişikliklerin takibi, poliçelerin güncel kalmasını sağlar.

  • Artık sigorta poliçeleri operasyonlarının geçmişe göre daha uzun vakit aldığını unutmayın. Özelikle hisseli ve karmaşık sigortalar , ihtiyari reasüransla temin edilen kapasitelerin poliçeye dönüştüğü süreler oldukça uzayabiliyor. .

  • Ödeme takvimleri önemlidir. Pek çok poliçe taksitli ödenebilirken, bazıları peşin veya özel ödeme planına sahip olabilir. Bütçenizi planlarken kurumunuzun nakit ve finans yönetimi politikalarını dikkate alın.

  • Yenileme süreçlerini kontrol etmek için bir zaman çizelgesi oluşturmanızı tavsiye ederim. Kurumların büyüklüğüne ve yapılacak işlerin detayına göre değişen uygun başlama zamanı yenileme tarihinden 120 veya 90 gün önce olmalı diyebilirim. Nispeten küçük işletmeler için ise bu süre 45-30 gün olabilir. Dijital sigorta yönetim sistemleri kullanmak, zaman çizelgesini otomatikleştirmeye yardımcı olur.

  • Rekabet ve maliyet kontrolü gayesiyle hareket edip, içerik ve hizmet kalitesini göz ardı etmeyin.


Hasar anında nasıl bir hizmet alınacağına aslında sigortayı yaptırırken karar veriliyor. Bu kararı vermek için elinizde size gerekli bilgilerin tamam ve yeterli zamanı ayırdığınızdan emin olun, buna zaman ayırın. İşinizi son dakikaya bırakmayın, aldığınız karar içinize sinsin.

 

Daha çok var diye düşünebilirsiniz ama sigortacılığın malum 3 ayları, takvimde değil nabızda hissedilir. Zaman öyle bir hızla akıyor ki, bir bakmışsınız 31.12 kapıya dayanmış, siz ise bir eliniz telefonda, diğer eliniz klavyeye yapışmış, gözünüz ekranın son satırında teklif beklerken, kulaklarınız yöneticiden onay avlıyor. Kahve soğumuş, deadline gelmiş, Excel formüllerinden gözünüz yanmış. İşte o an, sigorta, adeta bir hayatta kalma sanatı oluyor.”


“31.12, Excel'in ağladığı gündür.”

Sürprizleri önlemek için çalışmalarınıza şimdiden başlayın.

Herkese kolaylıklar.

 



Blog yazıları ve Videolar



Yorumlar

bottom of page